Fallstudie Fördermax: Vom eigenen Prototyp zur Plattform, die der Kunde selbst weiterentwickelt

Fördermax ist eine digitale Plattform für die Bearbeitung von Förderanträgen in Deutschland. Hacusto brauchte dafür mehr als eine Sammlung von Formularen: Berater und Handwerksunternehmen sollten Projekte, Unterlagen und Bearbeitungsstände verwalten können, ohne dieselben Angaben bei jedem Schritt erneut von Hand zu übertragen.

Der Ausgangspunkt war kein leeres Blatt. Daniel Richter, Geschäftsführender Gesellschafter von Hacusto, hatte bereits selbst einen Prototyp gebaut, der den gewünschten Ablauf zeigte. Davon ausgehend legte Coflnet die Grundlage für ein größeres System: die App und die API dahinter. Danach übernahm Daniel die Weiterentwicklung Schritt für Schritt selbst. Hacusto betreibt und entwickelt Fördermax heute eigenständig weiter; Coflnet ist nicht der aktuelle Betreiber der Plattform.

Der Prozess hinter der Software

Bei Förderanträgen kommen Kundendaten, Gebäudeangaben, Angebote, Nachweise, technische Beschreibungen, Vollmachten und Unterschriften zusammen. Die Informationen treffen zu unterschiedlichen Zeitpunkten ein und werden von mehreren Rollen bearbeitet. Ein brauchbares System muss deshalb mehr leisten als ein Onlineformular: Es muss den Stand jedes Projekts erhalten und den nächsten notwendigen Schritt nachvollziehbar machen.

Die Fördermax-App wurde um diesen Projektablauf herum entwickelt. Sie bietet einen Überblick über Aufträge und hält Daten und Dokumente eines Projekts zusammen. Das öffentliche Fördermax-Angebot richtet sich an Fensterbauer, Energieberater und Handwerksunternehmen, die jeweils aus einer anderen Rolle am selben Förderprozess beteiligt sind.

Vom Prototyp zur tragfähigen Grundlage

Ein Prototyp, den der Auftraggeber selbst gebaut hat, ist ein guter Start: Er zeigt, wie der Ablauf aus Sicht des Fachbereichs aussehen soll. Für ein System, das mehrere Rollen, viele Projekte und laufende Erweiterungen tragen muss, braucht es aber eine andere Struktur. Diese Grundlage hat Coflnet gelegt:

• Eine Web-App. Die Fördermax-App ist mit Flutter gebaut und läuft im Browser.
• Eine API als Backend. Die App wickelt Anmeldung, Auftragsdaten und Dokumente über eine eigene Schnittstelle ab. So bleiben Oberfläche und Datenhaltung sauber getrennt.
• Ein gemeinsamer Projektdatensatz. Angaben werden einmal erfasst und stehen danach in den weiteren Schritten zur Verfügung, statt sie zwischen E-Mails, PDFs und internen Listen zu kopieren.

Die Weiterentwicklung liegt beim Kunden

Eine Übergabe war zu Beginn kein eigener Projektschritt. Sie ergab sich, weil Daniel technisch breit aufgestellt ist und die Weiterentwicklung nach und nach selbst übernahm, sobald die Grundlage stand. Möglich macht das genau diese Struktur: eine klare Trennung zwischen App und API und ein Aufbau, den jemand außerhalb des ursprünglichen Teams verstehen und erweitern kann.

Individualsoftware sollte einen Auftraggeber nicht dauerhaft vom ursprünglichen Entwicklungsteam abhängig machen. Bei Fördermax liegt die Weiterentwicklung heute dort, wo das Fachwissen über den Förderprozess sitzt: bei Hacusto.

Hacusto beschrieb die Zusammenarbeit so:

„ich bin sehr beeindruckt wie pragmatisch und effektiv die zusammenarbeit ist“

Daniel Richter, Geschäftsführender Gesellschafter, Hacusto

Wir geben die Rückmeldung bewusst im Originalwortlaut wieder. Sie beschreibt den Anspruch an unsere Projektarbeit: praktische Hürden lösen, Entscheidungen verständlich halten und Software so aufbauen, dass der Kunde sie selbst weiterführen kann.

Was diese Fallstudie zeigt

Fördermax ist ein Beispiel für Organisationen, deren Kernprozess aus Tabellen, E-Mail-Anhängen und getrennten Formularen herausgewachsen ist, und die bereits eine eigene Vorstellung oder sogar einen eigenen Prototyp haben:

• ein vorhandener Prototyp als Ausgangspunkt statt einer Neuplanung von null;
• ein gemeinsamer Projektdatensatz statt mehrfacher Dateneingabe;
• App und API als zusammenhängendes System;
• und eine Grundlage, die der Kunde selbst weiterentwickeln kann.

Das konkrete Ergebnis ist die App hinter Fördermax, die Hacusto heute selbst betreibt und weiterentwickelt.

Wenn Sie einen dokumentenlastigen Geschäftsprozess als Individualsoftware abbilden oder einen eigenen Prototyp zu einer tragfähigen Grundlage ausbauen möchten, lassen sich Ablauf, Integrationen und Verantwortungsmodell in einer einstündigen Beratung konkret abgrenzen.